IH Ordreskriver-synk

Om integrasjonen

IH Ordreskriver-synk er et internt prosjekt for Industri-Hydraulikk AS. Formålet er å kontrollere koblingen mellom ordrer i WebCRM og Visma.net ERP, identifisere den menneskelige ordreansvarlige og holde denne rollen adskilt fra kundeansvarlig.

Roller og kontrollregler

• Ordretype, ordrenummer og kundenummer brukes til å kontrollere at opplysningene gjelder samme ordre og kunde.
• WebCRM-ordrens ordreansvarlige er kilden til foreslått ordreskriver. Opplysninger om hvem som opprettet ordren brukes som støtte i kontrollen.
• Kundeansvarlig behandles som en separat rolle. Ordrekontor kan være en legitim verdi for kundeansvarlig.
• Manglende opplysninger, duplikater, tvetydige koblinger og ufullstendige uttrekk skal håndteres som avvik.

Teknisk drift

Testprosjektet kjøres lokalt på en Windows-PC og er utformet for senere flytting til en dedikert Windows-PC. Egne applikasjonstilganger skal brukes ved direkte tilkobling til WebCRM og Visma.net ERP. Innloggingsinformasjon fra ChatGPT-koblinger skal ikke brukes som applikasjonshemmeligheter.

Kontrollrapporter bygger på opplysningene som var tilgjengelige ved uttrekk eller oppslag. Rapportene garanterer ikke at kildedata er uendret etter kontrolltidspunktet.

Bruksvilkår

1. Bruksområde

Integrasjonen er beregnet på autorisert intern bruk i Industri-Hydraulikk AS. Den tilbys ikke som en offentlig tjeneste eller som en løsning for andre virksomheter.

2. Tilgang

Bruk og administrasjon forutsetter godkjenning fra Industri-Hydraulikk AS og nødvendige rettigheter i de tilknyttede systemene. Testtilganger skal begrenses til nødvendige leserettigheter.

3. Tillatt bruk i testfasen

Testfasen omfatter lesing av relevante opplysninger, kontroll av ordrekoblinger og utarbeidelse av lokale avviksrapporter og forslag. En ansvarlig medarbeider skal vurdere resultatene før de brukes som grunnlag for endringer.

4. Endringer i produksjon

En eventuell fremtidig skrivefunksjon krever separat godkjenning, dokumentert feltmapping, avgrenset endringsomfang og nødvendig testing. Det skal gjennomføres ny kontroll av kildedata og målopplysninger før endring, etterkontroll og avklaring av hvordan en feil kan tilbakeføres.

Kundeansvarlig, kundekort, selger, ordrelinjer, beløp og ordrestatus skal ikke endres som en indirekte følge av kontroll av ordreskriver. Endringer i disse opplysningene krever egen bestilling og godkjenning.

5. Sikker bruk

API-nøkler, klienthemmeligheter og tilgangstokens skal behandles fortrolig. De skal ikke legges i chat, kildekode, skjermbilder eller kontrollrapporter. Lokale uttrekk og rapporter skal bare være tilgjengelige for personer med tjenstlig behov.

6. Begrensninger og feil

Tilgjengelighet og datakvalitet avhenger blant annet av WebCRM, Visma.net ERP, nettverk og tildelte rettigheter. Ufullstendige uttrekk, feil og usikre koblinger skal ikke behandles som godkjente resultater. Berørte kontroller skal stanses eller håndteres manuelt ved avvik.

7. Endring og avslutning

Industri-Hydraulikk AS kan endre eller avslutte intern bruk av integrasjonen. Ved avslutning skal tilganger gjennomgås, og lokale opplysninger håndteres etter virksomhetens rutiner. Denne informasjonssiden skal oppdateres ved vesentlige endringer i funksjon, drift eller databehandling.

Personvern

Denne delen beskriver behandlingen knyttet til den interne integrasjonen og supplerer Industri-Hydraulikk AS sin generelle personvernerklæring .

Behandlingsansvarlig

Industri-Hydraulikk AS er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger gjennom denne interne løsningen.

Formål og opplysninger

Opplysningene brukes til intern ordrekontroll, korrekt tilordning av roller og oppfølging av avvik mellom WebCRM og Visma.net ERP. Kontrollen kan omfatte:

• Ordretype, ordrenummer, kundeidentifikator og kundenavn.
• Navn og systemidentifikator for ordreansvarlig og kundeansvarlig.
• Navn eller teknisk brukeridentifikator for registrert oppretter.
• Ansattstatus der dette er nødvendig for å kontrollere at en foreslått ordreskriver er en gyldig medarbeider.
• Tidspunkt, kildehenvisninger, kontrollresultater og nødvendige avviksopplysninger.

Opplysningene hentes fra virksomhetens tilknyttede forretningssystemer og eventuelle kontrollerte uttrekk. Kontrollrapportene skal begrenses til opplysninger som er nødvendige for formålet.

Behandlingsgrunnlag

Industri-Hydraulikk AS skal fastsette og dokumentere behandlingsgrunnlaget for den konkrete bruken før ordinær drift. Denne informasjonssiden fastsetter ikke i seg selv et behandlingsgrunnlag og erstatter ikke virksomhetens vurdering av behandling av kunde- og ansattopplysninger.

Lokal lagring og sikkerhet

Testprosjektet lagrer nødvendige uttrekk og kontrollrapporter lokalt på Windows-PC-en der testen kjøres. Tilgangen skal begrenses til autoriserte personer med tjenstlig behov.

WebCRM-applikasjonstokenet i testprosjektet lagres kryptert med Windows-brukerbundet beskyttelse. Dette erstatter ikke behovet for sikring av PC-en og brukerkontoen. Tilsvarende egnet hemmelighetshåndtering skal brukes for øvrige applikasjonstilganger.

Lagringstid og sletting

Uttrekk og rapporter skal ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig for kontroll, dokumentasjon og oppfølging av avvik. Industri-Hydraulikk AS skal fastsette konkrete slettefrister og ansvar for gjennomføring før ordinær drift. Automatisk sletting er ikke etablert i testprosjektet.

Tilgang, leverandører og overføring

Intern tilgang skal begrenses til personer med tjenstlig behov. WebCRM og Visma.net ERP brukes som kildesystemer. Integrasjonen gir ikke i seg selv adgang til å dele kontrollrapporter med andre virksomheter.

Dersom andre tjenester brukes til feilsøking eller analyse, må deling av opplysninger vurderes særskilt. Den lokale løsningen skal ikke være avhengig av ChatGPT for drift. Leverandørenes behandling, lagringssteder og eventuelle overføringer må vurderes gjennom virksomhetens avtaler og dokumenterte leverandøroppfølging.

Automatiserte avgjørelser

Testprosjektet lager kontrollresultater og forslag som vurderes av mennesker. Det er ikke utformet for å fatte automatiserte avgjørelser om ansatte eller kunder med rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning.

Dine rettigheter

Du kan kontakte Industri-Hydraulikk AS med spørsmål om behandlingen eller for å be om innsyn og retting. Avhengig av behandlingsgrunnlaget og øvrige vilkår kan du også ha rett til sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere mot behandlingen. Du kan klage til Datatilsynet.